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住民票の写し等の第三者交付に係る「本人通知制度」

本人通知制度とは

 市が、住民票の写しや戸籍謄本等を代理人や第三者に交付したとき、事前に登録している方に対して、証明書を交付した事実を通知する制度です。

(注意) 住民票の写しや戸籍謄本等の交付を差し止める制度ではありません。

本人通知制度イメージ図

本人通知制度イメージ図

事前登録の方法等について

登録できる人

 (1) 海南市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記載されている人(除票を含む)
 (2) 海南市の戸籍に記載されている人(除籍を含む)

注意事項

 死亡した人、失踪宣告を受けた人は登録できません。

登録受付場所

 市民課(市役所1階)・下津行政局・日方支所・野上支所・巽出張所・亀川出張所の各窓口

注意事項

 疾病等やむを得ない理由により、直接窓口で登録手続きができない方は、代理登録又は郵送による登録も可能です。

登録受付時間

 平日の午前8時30分~午後5時15分 (祝日・年末年始を除く)

登録手続きに必要なもの

 (1) 海南市本人通知制度事前登録申請書  (必要事項を記入して下さい。)
 (2) 窓口に来られる方の本人確認書類(注釈1)
 (3) 代理人(登録を希望する人から委任を受けた人)による申請の場合は、委任状 (PDF:61.2KB)(任意形式)
 (4) 法定代理人(未成年者の保護者や成年後見人)による申請の場合は、戸籍謄本など資格を証明する
   書類 (市の備付公簿で事実確認できる場合は省略できます。)

(注釈1) 運転免許証、旅券、マイナンバーカードその他官公署が発行した免許・許可証若しくは資格証書等(顔写真貼付に限る。)などをいいます。

通知の対象となる証明書

  • 住民票の写し(除票を含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し(除かれた附票を含む)
  • 戸籍謄本・抄本(除籍、改製原を含む)
  • 戸籍記載事項証明書(除籍を含む)
  • 全部・個人事項証明書(除籍を含む)

通知の対象とならない請求

  • 住民票の写し等では、登録した本人と同一世帯の者からの請求
  • 戸籍関係証明書では、登録した本人と同一戸籍に記載されている者又は直系尊属、直系卑属からの請求
  • 国又は地方公共団体の公的機関からの請求

通知する内容

 事前登録をされた方の住民票の写し等を代理人や第三者に交付したとき、その交付事実を通知します。
 海南市住民票の写し等交付通知書には、次の項目が記載されます。

  • 交付年月日
  • 交付した証明書の種別(住民票の写し、戸籍謄本等)
  • 交付通数
  • 交付請求者の種別(本人の代理人、第三者)

開示請求

 代理人若しくは第三者へ住民票の写し等を交付した内容については、海南市個人情報保護条例の規定に基づき開示請求することができます。
 なお、開示請求が認められた場合においても、海南市個人情報保護条例の規定により開示される情報は制限されることがあります。

登録期間及び登録内容の変更・廃止

登録期間

 平成27年4月1日より、登録期間(3年間)を廃止し、更新の申請手続きが不要になりました。
 なお、平成27年3月31日以前に登録していただいた方も登録の更新をしていただく必要はありません。

登録内容の変更及び廃止

 住所異動や戸籍の届出等により、登録事項に変更が生じた場合又は登録を廃止したい場合は、必ず海南市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書を提出してください。
  なお、登録者が死亡、居所不明等により住民票が消除されたときは、登録を抹消します。

要綱・様式

海南市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度に関する要綱(PDF:137.5KB)

海南市本人通知制度事前登録申請書(新規・更新) (様式第1号)(PDF:159KB)

≪記載例≫ 海南市本人通知制度事前登録申請書(新規・更新)(様式第1号)(PDF:254.2KB)

海南市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書 (様式第4号)(PDF:107.6KB)

委任状(PDF:61.2KB)

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お問い合わせ先
総務部 市民課
〒642-8501
海南市南赤坂11番地
電話:073-483-8501
メール送信:simin@city.kainan.lg.jp

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