○海南市電子文書取扱規程
平成17年4月1日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この訓令は、電子文書の取扱いに関し別に定めるものを除くほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子文書 文書のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。
(4) 担当課 文書に係る事案を所掌する市長部局の課、所及びセンター、各執行機関の事務局(事務局に設置する課を含む。)、消防本部及び消防署に設置する課、出納室、医療センター事務局並びに議会事務局をいう。
(平29訓令32・一部改正)
(受信した総合行政ネットワーク文書の取扱い)
第3条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、総務課長が指定した者が次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の内容を書面に出力し、総務課の文書棚に配布すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書を電子メールにより担当課の電子計算機のファイルに送信すること。
2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより受領した電子文書の収受の日は、当該電子文書交換システムに当該電子文書が記録された日とする。
(電子署名)
第4条 総合行政ネットワークシステムの電子文書交換システムにより送信する文書には、電子署名を付与しなければならない。ただし、国又は他の地方公共団体に発する文書で、当該国又は他の地方公共団体が電子署名を付与しないで発することを認めたものについては、この限りでない。
2 電子文書に電子署名を受けようとする者は、総務課に備える電子署名付与簿に当該電子署名の文書名等必要な事項を記入しなければならない。
(電子メールの取扱い)
第5条 電子メールによる電子文書は、担当課が受領し、その内容を速やかに書面に出力しなければならない。ただし、軽易なもの又は処理を要しないものについては、この限りでない。
2 担当課の長は、電子メールによる電子文書の内容を電磁的記録のままで管理する必要があると認めたときは、当該電子メールをフレキシブルディスク等の電磁的記録に記録することができる。
3 電子メールによる電子文書の収受については、第3条第2項の規定を準用する。
(その他)
第6条 この訓令に定めるもののほか、電子文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成29年9月11日訓令第32号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成29年9月11日から施行する。