(平29訓令32・一部改正)

附則

附則(平成18年12月20日訓令第39号)

附則(平成20年3月31日訓令第56号)

附則(平成21年5月21日訓令第4号)

附則(平成29年9月11日訓令第32号)抄

附則(令和4年3月23日訓令第3号)

(平18訓令39・平20訓令56・平21訓令4・平29訓令32・令4訓令3・一部改正)

左横書き文書の作成要領

1　文書の書き方

左横書きにおける文書の用語、用字、文体等については、縦書きの場合と同様とする。ただし、縦書きと異なる点は、次のとおりとする。

(1)　振り仮名のつけ方

漢字に振り仮名をつける場合は、その字の上につける。

(2)　「下記のとおり」「次の理由により」などの下に書く「記」「理由」などは、中央に書く。

(3)　数字の書き方

ア　数字は、次に掲げるような場合を除いてアラビア数字を用いる。

固有名詞

(例)　四国、九州、二重橋

概数を示す語

(例)　二・三日、四・五人、数十日

数量的な感じの薄い語

(例)　一般、一部分、四分五裂

単位として用いる語

(例)　100万、1000億

慣習的な語

(例)　一休み、二言目、二日間続き、三月(みつきと読む場合)

イ　数字のけたの区切り方は、3位区切りとし、区切りには「，」を用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号その他区切りをつけないことを常例とするものは、この限りでない。

ウ　小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。

小数………0.123

分数………又は2分の1

帯分数………

エ　日時、時刻及び時間の書き方は、次の例による。

普通の場合

日付　平成元年6月1日

時刻　10時20分

時間　9時間20分

省略する場合

平成元．6．1

(4)　記号の用い方は、次の例による。

ア　句読点は、「。」及び「、」を用いる。「，」は用いない。

イ　「．」(ピリオド)は、単位を示す場合、見出し記号につける場合及び省略符号とする場合に用いる。

(例)　0.12　平．元．6．1　N．H．K

ウ　「：」(コロン)は、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。

(例)　注―電話：58―0789

エ　「～」(なみがた)は、「……から……まで」を示す場合に用いる。

(例)　第1号～第10号　大阪～東京

オ　傍点及び傍線を用いる場合は、傍点は語句の上に、傍線は語句の下につけて書く。

(例)　そ・菜　かん・・詰　ぼう・・然

公文書をやさしく書くことは、能率的である。

カ　くりかえし符号は、必要に応じて、同じ漢字が続くときは「々」を用いることができる。

キ　「・」(なかてん)、「　」(かぎ)、「(　)」(括弧)などは、縦書きの場合と同様である。

(5)　見出し符号

ア　項目を細分するときは、次の例による。

イ　見出し符号には、句読点を打たず、1字分空白として次の字を書き出す。

2　文書の書式

左横書きの実施に伴う文書の書式は、次の例による。

(1)　許可、認可等の場合

ア　文書番号は、左上いっぱいに用紙の中央にくるようにする。

イ　あて先は、用紙の中央から書き出して、終わりは1字空ける。あて先に住所等を記載するときは、用紙の中央の少し左から書き出し、終わりは2字空ける。

ウ　年月日は、左に1字分あけて、だいたい終わりが中央にくるようにする。

エ　文書施行名義人の職氏名は、文書の中央やや左によせて書き出し、公印を押した後、1字分あくようにする。

オ　本文は、1字あけて書き出す。

カ　「下記のとおり」「次の理由」の「記」「理由」は、中央に書く。

(2)　一般文書の場合

ア　文書番号と年月日は、用紙の中央やや右から書き出し、終わりは1字あける。

イ　年月日は、文書番号の下の行に、文書番号と書き出しをそろえて書く。

ウ　あて名の書き出しは、1字分空ける。

エ　文書施行名義人(差出人)の職氏名は、用紙の中央やや左から書き出し、公印を押した場合、終わりは1字分あくようにする。

オ　標題(件名)は、3字分あけて書き出し、書ききれないときは、終わりに2字分あけて、次の行は書き出しをそろえて書く。この場合、文書の種類を明らかにする。

(例)　〔……(通知)、(照会)、(回答)、(報告)〕

カ　本文は、1字あけて書き出す。

キ　「下記のとおり」「次の理由」などの「記」「理由」などは、中央に書く。

ク　契印を必要とする場合は、用紙の上端中央に押す。

3　回議その他

(1)　起案

文書の起案は、原則として、別紙の回議用紙を用いる。回議用紙の各欄の内容は、次のとおりとする。

ア　決裁区分欄は、海南市事務決裁規程(平成17年海南市訓令第2号)等に定められた決裁する権限を有する者の職名欄をチェックする。

イ　起案年月日欄には、起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。例えば、10月1日に起案に着手し、その完成が10月2日にわたった場合は、10月2日を記入する。

ウ　決裁年月日欄は、文書の決裁が終わったときに記入する。

エ　施行年月日欄は、文書の効力を発生させる手続(発送、交付、公示等)を終えたときに記入する。

オ　起案者欄には、起案担当者が所属部、課、班、電話番号、職名及び氏名を記入し、押印する。

カ　公開区分欄には、起案時における海南市情報公開条例(平成17年海南市条例第10号)の規定による公開、非公開又は部分公開の別を記入する。

キ　フォルダー名の欄には、公文書フォルダーの名称を記入する。

ク　保存区分欄には、海南市文書管理規程(平成29年海南市訓令第32号)に定めるところにより、その保存年限を記入する。

ケ　起案文の書き方は、次のとおりとする。

(ア)　標題は、起案文の内容が一見して分かるように、伺文及び本文の前に記載する。

(イ)　伺文は、起案文の内容について、処理の理由、根拠法令、処理の経過、処理の方針などの説明を記載する。なお、特に立案の趣旨を書かなくても明瞭な場合は、これを省略してすぐ本文の記載に入ってもよい。

(ウ)　本文は、できるだけ平易簡潔に書き、要点ごとに行を改め個条書きとし、見出し記号をつける。

(平29訓令32・全改、令4訓令3・一部改正)