(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、市における文書事務の処理に関する基本的な事項を定めるものとする。

(文書管理の原則)

第2条　職員は、文書が市民との共有知的資源であり、かつ、行政上最も重要な財産であることを認識し、文書処理を迅速かつ的確に行い、処理経過を明らかにしなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第4条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、市における文書事務の一般を統括するとともに、到達する文書の収受、配布及び発送に関する事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第5条　主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に努めなければならない。

(文書管理責任者)

第6条　文書を適正に分類及び管理するため、主管課に文書管理責任者を置く。

(文書管理責任者の職務)

第7条　文書管理責任者は、主管課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(文書管理主任の設置)

第8条　文書事務を円滑かつ適正に処理するため、主管課に文書管理主任を置く。

(文書管理主任の職務)

第9条　文書管理主任は、主管課長の命を受けて、当該主管課における次に掲げる事務を処理する。

(文書担当者)

第10条　文書管理主任の事務を補助するため、主管課に文書担当者を置く。

(文書件名簿)

第11条　文書の特定を容易にするため、主管課に文書件名簿を備えるものとする。

(文書の記号及び番号)

第12条　別段の定めがあるものを除き、収受した文書にあっては次に掲げる番号を表示し、発送する文書にあっては次に掲げる記号及び番号を連記して表示する。

(帳票)

第13条　文書事務に関する帳票は、次に掲げるとおりとする。

(文書の横書き)

第14条　文書は、横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(到達文書の処理)

第15条　市役所に到達する文書は、総務課長において収受し、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理する。ただし、主管課に差出人等から直接持参等された文書は、主管課において収受する。

(事故文書等の処理)

第16条　料金未納又は料金不足の文書は、官公署から発せられた文書その他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(配布を受けた文書の取扱い)

第17条　文書管理主任は、配布を受けた文書を点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確認するものとする。

(文書の処理)

第18条　文書の処理は、全て主管課長が中心となり、常に文書の迅速な処理に留意し、事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(事案の処理と決裁用紙)

第19条　事案の処理は、全て文書により決裁を受けるものとする。

(文書の作成)

第20条　決裁文書は、次の要領により作成するものとする。

(収受文書の添付)

第21条　収受文書に基づいて処理した決裁文書には、必ず当該収受文書を添付するものとする。

(合議文書の処理)

第22条　合議を受けた文書について異議がないときは、所定欄に認印の上、速やかに回付するものとする。

(電話照会等の処理)

第23条　電話、口頭、ファクシミリ又は電子メールによる照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記載し、この章の規定に準じて処理するものとする。

(令達文書等の処理)

第24条　主管課は、条例、規則等を制定する場合にあってはその決裁済文書の写しを、告示、公告等を行う場合にあってはその告示等の写しを総務課に送付するものとする。

(公印の押印)

第25条　公印の押印については、海南市公印規則(平成17年海南市規則第12号)の定めるところによる。ただし、次に掲げる文書については、これを省略することができる。

(文書の発送)

第26条　主管課は、発送すべき文書を次の要領により処理しなければならない。

(文書整理の原則)

第27条　文書は、常に整理し、紛失、盗難等の防止に努めるとともに、重要な文書については、災害等非常時に際して必要な措置が講じられるように配慮しておかなければならない。

(保存期限)

第28条　文書の保存期限は、法令等に別段の定めがあるものを除き、30年、10年、5年、3年又は1年とする。

(ファイル基準表)

第29条　主管課は、毎年度、ファイル基準表を作成し、これを備え付けるとともに総務課に提出するものとする。

(文書の編集及び整理)

第30条　文書は、発生の都度(決裁等所定の手続が必要なものは、当該手続が完結した都度)、文書の種類及び保存期限に応じてファイリングシステムにより編集及び整理を行うものとする。

(文書の分類)

第31条　文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、全ての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

(保管用具)

第32条　文書の整理、分類及び保管は、3段キャビネット又はファイリング用品を使用して行うものとする。

(文書の保管)

第33条　職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

(文書の完結日)

第34条　文書の完結日は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるところによる。

(保存期限の起算日)

第35条　文書の保存期限は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、その文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の保管及び保存)

第36条　文書は、主管課において保管の上、活用し、保存期限が3年以上の文書については、主管課において保管した期間が1年を経過する年度末をもって文書保管庫に引き継ぐものとする。ただし、本庁舎以外の部署については、当該部署が置かれる各庁舎管理担当課長等の指示に従い、それぞれの保存用書庫に引き継ぐものとする。

(文書保管庫の管理等)

第37条　文書保管庫の管理は、総務課長が行うものとする。

(文書の廃棄)

第38条　保存期限が経過した文書は、廃棄すべき年度の4月から5月までの間に、主管課長が確実に廃棄するものとする。

(秘密文書等の廃棄)

第39条　廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、切断等の適切な方法で処理するものとする。

(文書管理マニュアル等の作成)

第40条　文書管理の処理を効率的、かつ、正確に行うために、必要と認められる文書管理マニュアル、ファイリングシステム資料、帳票及び様式類を定めるものとする。

(その他)

第41条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。